Pour toutes celles, qui comme moi, et d’autres personnes dans le même cas, doivent jongler entre différentes “vies”, il est vite fait de rechercher des méthodes d’organisation efficaces.

Conjuguer le professionnel et le privé invite à s’enquérir de toute technique susceptible de nous aider dans notre organisation.

En effet il ne paraît pas toujours évident de s’en sortir entre une activité salariée à assumer, un business à lancer, les enfants à gérer, le couple à entretenir, les liens sociaux à ne pas négliger, soi-même à ne pas oublier etc…

Quoi de mieux donc quand on trouve des outils nous permettant d’atteindre nos objectifs plus facilement…

C’est ainsi que j’ai découvert le Time Blocking.

Après l’avoir intégré à mon rituel d’organisation et de productivité, je suis maintenant apte à en parler avec un regard avisé.

 

Qu’est ce que le Time Blocking?

C’est un temps clairement défini et identifié au cours duquel on ne se consacre qu’à une seule tâche.

Autrement dit, il s’agit d’une méthode d’organisation de son temps au quotidien, par lequel on attribue un créneau horaire à l’exécution d’une unique tâche.

A votre convenance, le bloc de temps ainsi défini peut être:

  • Unique : une fois dans la journée ou dans la semaine.
  • Récurrent : se répéter plusieurs fois.
  • Plus ou moins long : de 10 minutes à 2 heures selon la tâche.

Dans un article précédent (à lire ici), j’expliquais comment j’utilise de manière assez rodée la To Do List, la matrice d’Eisenhower et un agenda pour m’organiser de façon plutôt optimale.

Les avantages de cette technique?

La force de la technique réside dans le fait de consacrer ce temps bloqué à l’accomplissement d’une seule activité ! Ce qui présente donc des avantages non négligeables.

Amélioration du focus / de la concentration

Fini de passer d’une activité à une autre en mode “zapping”, toute votre attention et votre énergie sont employées à une seule et unique tâche.

Productivité / Meilleure gestion du temps au quotidien

La journée est organisée en bloc temporel prédéfini de tâche à accomplir. Vous savez ce que vous avez à faire et le temps à y consacrer.

Polyvalence

Cette méthode s’applique tant dans la vie professionnelle que personnelle.

Enchaînement efficace des tâches à réaliser

Savoir ce qu’on a à faire et quand le faire, permet de gagner du temps, de ne pas s’interroger sur ce qu’on doit faire maintenant… C’est à mon sens le plus gros intérêt de la technique !!!

Aide à planifier ses objectifs

Vos objectifs aussi grands soient-ils peuvent être morcelés en (petites) tâches à accomplir et être insérés dans votre planning quotidien en appliquant la méthode du Time Blocking.

Obéit à La loi de Parkinson

Il s’agit d’une loi selon laquelle:  « tout travail tend à se dilater pour remplir tout le temps disponible ». Le temps alloué à la réalisation d’une tâche détermine le temps qui lui est réellement consacré. Vous pouvez vous challenger en réduisant ce temps… mais restez réaliste !!

Maintenant que la méthode du Time Blocking vous ai familière, voyons comment vous pouvez la mettre en place dans votre organisation quotidienne.

 

Comment utiliser la technique du Time Blocking?

1. Etablissez une liste de tâche à faire (To Do List)

2. Evaluez au mieux le temps nécessaire à la réalisation de ces tâches.

3. Bloquez des plages horaires pour la réalisation de ces tâches.

4. Reportez ces plages définies dans un emploi du temps.

5. Effectuez les tâches au moment déterminé, coûte que coûte!

La difficulté dans cette méthode est d’évaluer au plus juste le temps à allouer à la réalisation d’une tâche.

Faites donc une estimation, n’ayez pas peur de vous tromper, vous pourrez ajuster ultérieurement, et avec la pratique votre évaluation temporelle sera plus juste.

Et, concernant le report des tâches dans un emploi du temps: il peut s’agir d’un simple emploi du temps journalier sur support papier ou d’une version numérique telle que Google Agenda, Fanstastical ou autres…

L’avantage du numérique tient dans la facilité à répéter, déplacer et ajuster les blocs.

 

Le Time Blocking pour atteindre vos objectifs déterminés.

Vous souhaitez devenir riche, en tout cas atteindre l’indépendance financière, être installé dans une fonction importante ou encore simplement être heureux ? Peu importe, le Time Blocking peut vous aider !

Faîtes du rétroplanning: partez de votre objectif à long terme et visualisez-vous ayant atteint votre objectif final, dans 5 ans ou 10 ans.

Ensuite écrivez ce que vous devez faire à moyen terme pour atteindre votre but final. Procédez ainsi de suite, jusqu’à décomposer ce que vous devez faire dans 1 an, 6 mois, ce mois-ci, cette semaine, aujourd’hui, demain !

Voilà vous tenez vos tâches ciblées à insérer dans votre emploi du temps !

A côté du temps que vous aurez bloqué pour effectuer vos tâches ménagères, administratives, sportives etc… vous pouvez maintenant insérer vos mini-objectifs afin d’atteindre votre but final et vous réaliser pleinement, en visualisant le chemin à emprunter, avec la satisfaction et la motivation des mini-réussites…

Voici quelques conseils visant à utiliser la technique du Time Blocking avec un maximum d’efficacité.

Mes conseils pour optimiser la technique.

Fixer les blocs de temps en fonction de votre temps de concentration.

Nous ne sommes pas égaux quand il s’agit du pouvoir de rester concentrer. Certains peuvent rester concentré une heure de temps, voire moins tandis que d’autres peuvent tenir leur attention bien plus longtemps.

Je préconise des tranches de 2 heures, c’est à mon sens la durée idéale à consacrer à une unique tâche.

Varier les tâches.

Mettre de la variété dans les tâches à accomplir permet d’éviter de tomber dans la monotonie. Si vous n’en n’avez pas fini une, allouez plus de temps la prochaine fois.

Planifiez les tâches récurrentes tout le long de la semaine.

Cela contribue à créer ainsi une habitude et rend la tâche à accomplir plus facile.

Respectez votre rythme biologique.

Il vous sera plus facile d’accomplir certaines choses selon votre rythme biologique, selon que vous les exécutez le matin ou l’après-midi… tenez compte de cela pour vous faciliter le travail !

Exécutez ce qui demande le plus de concentration avant le reste.

Placez les blocs de tâches longues ou difficiles en priorité, c’est-à dire au moment où votre concentration est la plus élevée.

Rassemblez les blocs de “petites tâches” au moment des baisses de concentration (un peu avant la pause méridienne par exemple ou en fin d’après midi / début de soirée).

Ainsi les multiples petites réalisations auront pour effet de booster votre motivation à un moment où votre attention baisse et la fatigue se fait sentir.

Ne pas surcharger votre emploi du temps quotidien !

Ne tombez pas dans le piège de tout programmer, de surcharger vos journées, de noircir la page !!! Il faut en effet privilégier la qualité à la quantité !

Vos emploi du temps ne doivent pas ressembler à un plan d’asphyxie. Mais ils doivent prendre en compte de manière harmonieuse ce que vous devez faire et ce que vous avez besoin de faire.

Ce qui sous-entend que des plages horaires libres sont complètement concevables, et sont même souhaitables pour parer les imprévues!

Vous disposez donc maintenant d’un outil 100% efficace pour vous organiser, gagner en productivité et atteindre vos objectifs plus facilement… voire plus rapidement !